Sistemas de información en las empresas

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Utilizar sistemas de gestión en empresas puede ayudar a optimizar la gestión. La nuevas soluciones están disponibles incluso para las PYMES.

Por muchos años las empresas gestionaron la información de sus clientes en rudimentarias hojas de cálculo, usualmente MS Excel, posteriormente se utilizaron las bases de datos como FoxPro o MS ACCESS, pero las empresas requerían de mayor potencia y versatilidad para administrar los datos de las ventas y los clientes, y poco a poco los sistemas de información evolucionaron hasta que surgieron aplicaciones especializadas como los sistemas de gestión de recursos empresariales (ERP por sus siglas en inglés) y los sistemas de gestión de información de los clientes (CRM por sus siglas en inglés). Hoy incluso las PYMES pueden acceder a sistemas de gestión de bajo costo.

Ya no hay excusas para dejar de lado los sistemas ERP o CRM hay cada vez más versiones locales, con precios que bordean los 150 dólares. Continuar utilizando hojas de cálculo en una empresa sería un error. Pero muchas empresas continúan utilizando hojas de cálculo por temor al cambio, cuando podrían ganar mucho en flexibilidad y calidad de la información que se gestiona.

Uno de los aspectos más complicados en un proceso de renovación para instalar sistemas de información en una PYME es la resistencia al cambio. Los empleados están habituados a una forma de trabajo y a utilizar ciertas herramientas a diario. Iniciar el cambio para utilizar un nuevo sistema de gestión implica que se debe brindar a los empleados apoyo para gestionar su transición y capacitación para dominar la nueva herramienta.

Cambiar procesos, hábitos y sistemas no es una cuestión sencilla. Los gerentes de las empresas deben evaluar con cuidado todos los costos y beneficios que se obtienen al utilizar nuevos sistemas de información y realizar una cuidadosa planificación para realizar la transición hacia el nuevo método de trabajo.

En las empresas grandes un proceso de cambio en el que se busca como objetivo migrar a un nuevo sistema de gestión puede durar meses o incluso años. El cambio es un proceso que debe ser bien gestionado, y en empresas pequeñas o pymes puede ser una oportunidad para unir al equipo de trabajo en torno a un objetivo.

Existen diferentes tipos de soluciones informáticas en el mercado que nos permitirán gestionar con mayor efectividad los datos de nuestros clientes y hacer seguimiento a las ventas. Los sistemas de gestión y planeamiento de recursos (ERP), permiten ordenar todos los datos logísticos y contables que se requieren para la producción de los bienes o servicios, los sistemas de gestión de datos de clientes (CRM) nos ayudan a hacer un seguimiento del proceso de ventas y las soluciones de inteligencia de negocios (BI), nos permite analizar las tendencias del mercado.

Los beneficios de utilizar sistemas de gestión empresarial son múltiples, pero es necesario que los gerentes de las empresas decidan comprometerse con el proceso para lograr un cambio exitoso

Los estudiantes de la maestría en Dirección Estratégica con especialidad en gerencia de UNINI aprenden a gestionar el cambio en sus organizaciones para lograr un mayor nivel de productividad.