Los proyectos requieren una atención individualizada, ya que probablemente sirvan para un objetivo diferente. Sin embargo, considerar toda la selección de varios proyectos permite una asignación más eficiente de los recursos y el tiempo.
Aunque cada proyecto exige una organización individual, también debe haber una gestión de la cartera de proyectos. Esto hace hincapié en priorizar el conjunto de proyectos estrechamente relacionados para que, en general, conduzcan a un mayor éxito de la empresa. Para sacar el máximo provecho de la selección y la ejecución, hay que adoptar una serie de medidas de estrategia y ejecución. Al fin y al cabo, las organizaciones no disponen de recursos financieros y humanos ilimitados, por lo que estos elementos deben asignarse cuidadosamente.
El primer paso para empezar es establecer un criterio de prioridad. Esto definirá cómo se establece y ejecuta cada proyecto. Los criterios deben basarse en el objetivo del proyecto. Aquí es esencial escuchar las opiniones de los clientes y los empleados. Normalmente, los jefes más poderosos determinan las prioridades de la organización, pero si se escuchan diversas voces, los resultados pueden beneficiar a un grupo más amplio de personas.
A continuación, hay que considerar los recursos asignados a cada cartera de proyectos. Hay que analizar la capacidad de recursos de la organización para ofrecer una imagen realista de cómo puede continuar la empresa. Si se toma el tiempo necesario para confirmar la cantidad de recursos, la organización acabará por evitar los costes finales más elevados que se derivan de un compromiso excesivo.
Proporcionar claramente los datos de cada cartera de proyectos. Esto fomentará una mayor colaboración entre los gestores de proyectos a medida que trabajan en sus asignaciones. La documentación del progreso de cada proyecto también es necesaria para establecer conexiones y reutilizar recursos si es posible. Cuando todos los empleados tienen acceso a esta información, las decisiones pueden provenir de quienes no son los altos directivos. Esto permite una mayor adopción y los cambios necesarios en el proyecto debido a la variedad de perspectivas añadidas.
Examina las relaciones entre los proyectos en general. Determina si alguno de ellos puede combinarse, presentarse o avanzar. Con esta evaluación del rendimiento, los equipos pueden terminar los proyectos más urgentes, ya que no se distraen con los que pueden esperar. Este paso subraya en gran medida la necesidad de priorizar y tener en cuenta toda la iniciativa del proyecto para completar eficazmente las tareas.
Por último, establece un proceso continuo de gestión de la cartera de proyectos, pero deja espacio para las alteraciones cuando sea necesario. Al comenzar con un proceso escalable, repetible y estandarizado, las organizaciones pueden utilizar eficazmente sus procesos. Sin embargo, a la hora de determinar este proceso, hay que tener muy en cuenta la visión, la estrategia y los objetivos de la empresa.
Estos cinco pasos pueden favorecer en gran medida el éxito de su empresa. De hecho, según una encuesta, las organizaciones que realizan esta priorización estratégica pueden aportar un 40% más de valor. Además, si un proyecto está alineado con la estrategia, tiene un 57% más de posibilidades de éxito.
Aunque crear una estrategia es importante, también es esencial reconsiderar los criterios establecidos a medida que cambian los tiempos. Las prioridades, los valores y las organizaciones pueden cambiar y deben reflejarse en los procesos. Estos pasos son muy importantes, ya que entre el 10% y el 40% de las carteras establecidas no se ajustan a las estrategias. Si se toma el tiempo necesario para realizar algunas consideraciones adicionales, se generará confianza en el proceso del proyecto y, en última instancia, se obtendrá un mejor resultado.
La Universidad Internacional Iberoamericana (UNINI Puerto Rico) ofrece varios cursos para especializarse en esta área de la gestión de proyectos. Uno de los programas es la Maestría en Diseño, Gestión y Dirección de Proyectos.
Fuente: Cartera de Proyectos Óptima
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